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GESTION DU PARC DE PRÊT
	Konan Théophile
Référence à rappeler : Titre de l'étude, Konan Théophile, Stage, Certification Professionnelle ABIH, UTC, 2012 URL : http://www.utc.fr/abih ; Université de Technologie de Compiègne
RESUME Soucieux pour  une  bonne gestion de ses Dispositifs Médicaux, le service biomédical du Centre Hospitalier de Compiègne a bien voulu la création et la gestion d’un parc de prêt. Une bonne gestion du parc de prêt contribue à améliorer l’efficience et la disponibilité des équipements pour les services de soins tout en réduisant aussi, le délai d’intervention du service biomédical. La mise en place de ce projet a nécessité plusieurs étapes. Elle a montré  l’importance de la gestion du parc de prêt. Pour garantir une gestion optimum des DM, un parc de prêt a été mis en place pendant ce stage dans le service biomédical. Les étapes de sa création ainsi que l’utilisation de la GMAO sont détaillées dans ce compte rendu. Ce rapport rend compte de nos activités .Il décrit les étapes nécessaires et les propositions  faites pour optimiser le projet aux fins d’une utilisation efficiente et pérenne. Mots clés : Parc de prêt-Librairie-Diagramme RTH
ABSTRACT Summary Effort for good management of its medical devices, biomedical service of the Centre Hospitalier de Compiègne has to the creation and management of a park of loan. Good management of the Park of loan helps improve the efficiency and the availability of equipment for care services while also reducing the biomedical service response time.  The implementation of this project required several steps. It showed the importance of the management of the Park of loan. To ensure optimum management of the DM, a park of loan was set up during this internship in biomedical service. The stages of its creation and the use of the CMMS are detailed in this report. This report gives an overview of our activities.It describes the steps and the proposals made to optimize the project for the purpose of efficient and sustainable use. Key words : loan-Bookstore-diagram WHr Park

Remerciements

Au terme de ce stage pratique au Centre Hospitalier de Compiègne, je voudrais exprimer ma gratitude à l’égard du Seigneur qui a bien voulu m’accorder cette grâce particulière de poursuivre mes études.
Je tiens à remercier l’état de CÔTE D’IVOIRE  de m’avoir permis de faire cette formation très enrichissante.
Je remercie toute l’équipe pédagogique de l’Université de Technologie de Compiègne pour leur encadrement, leur enseignement, et leur franche collaboration durant cette période de formation.
En fin, je tiens à remercier la direction  du CHC et particulièrement l’équipe du service Biomédical pour leur sincère collaboration.

sommaire

 Remerciement
Glossaire
Introduction
I.    Présentation
1. Le  Centre Hospitalier de Compiègne
2. Le parc de prêt
II. LA GESTION DU PARC DE PRÊT
1.    Gestion en place du matériel de prêt avant le projet
2. Comment mettre en place et gérer le parc de prêt dans le service Biomédical.
3. Le rôle de la GMAO
4. Création du parc de prêt
5.création d'un prêt
6.États et cycle de vie d'un prêt
7. Suivi de prêts de la librairie
8. Coût du projet – évaluation et les actions mises en place pour sa pérennisation
9. Les acteurs du prêt et le Réseau Technique Humain
        Conclusion
        Bibliographie
       Annexes

 Glossaire

CHC : Centre Hospitalier de Compiègne
DM : Dispositifs Médicaux
CNEH : Code National d’ Équipement Hospitalier
GMAO : Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur
UF : Unité  Fonctionnelle
DAETB : Direction des Affaires  Économiques Techniques et Biomédicales
SB : Service Biomédical
HS : Hors Service
QQOQCP : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?
RTH : Réseau Technique Humain
UTC : Université de Technologie Compiègne
CS : conseil de surveillance
CTE : Comité Technique d’Établissement
CSIRMT : Commission de Soins Infirmiers, de Rééducation et Médicaux-Techniques
IFSI : Institut de Formation en Soins Infirmiers
IFAS : Instituts de Formation en Soins Aides-soignants

Introduction

 Le service biomédical dans tout établissement hospitalier a pour mission principale, la gestion et la maintenance des dispositifs médicaux. Toutes les activités du service Biomédical sont réglementées par des normes, des arrêtées, des circulaires …etc. Aujourd’hui, la gestion de prêt est une nouvelle fonctionnalité dans AssetPlus. Elle  permet de gérer l’affectation temporaire d’équipements à des services de soins. Cette gestion  permet d’optimiser l’utilisation des équipements.
 Lors du stage pratique au CHC, vu le programme de fusion des hôpitaux de Compiègne et de Noyon et la difficulté liée à la gestion des équipements qui ne sont pas en service dans les unités fonctionnels, notre projet a consisté à créer et à gérer un parc de prêts avec la GMAO, AssetPlus version 9.2.1.
Les enjeux  du projet visent entre autre  la maîtrise du parc de prêt à travers un suivi sur la GMAO. La Création et la gestion de ce  Parc de Prêt répondent à la problématique du projet.

I.    PRÉSENTATION

    1.    Le Centre Hospitalier de Compiègne

        a.    Historique 

Compiègne possède des établissements hospitaliers depuis le moyen- âge. Le premier fut l’Hôtel-Dieu fondé en 1260 par le roi Saint-Louis .En 1661, Louis XIV établit l’hôpital général réservé aux pauvres. En 1894, ces deux établissements sont réunis sur le site de l’hôpital général sous le nom << d’hospices civils de Compiègne >>.Le maire de Compiègne, Monsieur FOURNIER Sarlovèze fait transformer en 1921 l’ancien pensionnat de jeunes filles de la rue Saint-Joseph en hôpital chirurgical. Enfin en 1995, la fermeture de ces deux hôpitaux a permis l’ouverture de l’actuel CHC.

        b.[1] Présentation

Le Centre Hospitalier de Compiègne est un établissement public de santé placé sous la tutelle de l’Agence Régionale de Santé de Picardie, représentant le Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Santé.

Il est l'un des hôpitaux de référence du territoire de santé Oise-Est de la Picardie et dessert un bassin de vie de près de 460 000 habitants. L'ensemble des coopérations et des réseaux initiés tant avec les autres établissements du secteur et de la région, qu'avec les associations médico-sociales, confirme cette vocation. Soucieux de la qualité de ses prestations délivrées aux patients, il a développé une démarche interne d'amélioration de ses services. Ces efforts lui ont permis d'être le Premier Établissement Public de Santé de Picardie accrédité en 2000, puis à obtenir la certification  par la Haute Autorité de Santé en 2006 et en 2010. Le Centre Hospitalier de Compiègne dispose d’un site central, de deux  sites spécialisés et des partenaires.

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Le site central

Le  site central est situé au  8 avenue Henri Adnot dans la ZAC de Mercières à Compiègne. Cette structure construite en 1995 regroupe 567 lits et des places de médecine, de chirurgie et d’obstétrique. L'établissement dispose d'un plateau technique de pointe ainsi que d'une gestion logistique administrative adaptée pour garantir des prestations de qualité. Le CHC investit régulièrement dans les matériels les plus sophistiqués et dispose d'un large éventail d'équipements spécifiques que sont :

Les équipements soumis à autorisation

-    1 scanner multi-coupes
-    1 réseau d'images avec stockage
-    1 salle d'angiographie vasculaire numérisée
-    1 salle de coronarographie numérisée
-    1 système d’imagerie par résonance Magnétique (GIE -CIMA)
-    1 accélérateur de particules
-    1 scanner de simulation pour la radiothérapie

Le matériel de radiologie

-    8 salles de radiologie avec système de radiographie et reprographes numériques
-    2 lecteurs plaques au phosphore avec reprographes
-    2 salles télécommandées, numérisées
-    1 salle télécommandée conventionnelle
-    2 salles os-poumon conventionnelles
-    1 salle mammographie et panoramique dentaire

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Le matériel pour l’exploration fonctionnelle

-    3 écho-endoscopes
-    3 systèmes de vidéo endoscopie
-    7 échographes à haute qualité d'image
Le matériel de laboratoire

-    2 automates grande capacité pour la biochimie et l'immunologie
-    2 automates de numération formule sanguine
-    1 automate de groupage sanguin
-    1 lecteur d'antibiogramme

 Le matériel de surveillance

-    15 moniteurs de réanimation
-    1 centre d'arythmie avec 8 moniteurs et 4 télémétries en USIC
-    1 centre d'obstétrique 

  Le matériel de réanimation

-    15 respirateurs
 Le matériel d'anesthésie

-    10 ensembles d'anesthésie

 Les Infrastructures de bloc

-    8 salles pour le bloc opératoire                                
-    4 salles pour l’Obstétrical                                
-    12 postes Réveil 
                                 
Depuis novembre 2003, le Centre  Hospitalier de Compiègne  dispose d'un service de stérilisation certifié  ISO 90001/2000.

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Les Instituts de Formation en Soins Infirmiers et Aides-soignants

Les Instituts de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) et Aides-soignants (IFAS) sont installés au 5 rue de Bourgogne à Compiègne et forment plus de 350 apprenants. Ces Instituts sont des services du Centre Hospitalier de Compiègne. Ils proposent deux formations ; la formation infirmière et la formation aide-soignante .Les Instituts proposent aussi des cycles de formation continue pour anticiper les compétences et mettre en cohérence le métier, l’emploi et la formation.
 
L'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) a été agréé le 16 septembre 1964. Il forme plus de 150 futurs soignants chaque année. L'IFSI propose aussi des cycles de formation continue, notamment au regard de la validation des acquis et de l'expérience pour l'obtention du diplôme d'Etat aide-soignant puis la remise à niveau pour les personnes entrant en fonction aide-soignante.
 
L'institut (IFSI) organise une préparation au concours pour entrer en formation aide-soignante, la formation d'adaptation à l'emploi des agents de la chambre mortuaire et la formation d'assistant de soins en gérontologie.
 
Les orientations pédagogiques de ces formations sont en cohérence avec les priorités de santé publique nationale, régionale et locale.

Le Centre Fournier-Sarlovèze

Le Centre Fournier-Sarlovèze est un site spécialisé. Il est situé au 22 rue de la Justice à Compiègne.

Il rassemble une maison de retraite, inaugurée en 1999, et une unité de soins de longue durée construite en 2003. 

Cet établissement pour personnes âgées dépendantes accueille 240 résidents. Le Centre Fournier-Sarlovèze offre un cadre de vie agréable et des soins adaptés à la personne âgée dépendante. 

Le personnel médical et soignant est formé à la prise en charge de la dépendance et des pathologies liées au grand âge dans le respect de la Charte des Droits et Libertés de la Personne Âgée Dépendante.

En 2007, une unité spécialisée de 20 lits, pour la prise en charge des personnes souffrants de la maladie d'Alzheimer avec troubles du comportement, a été ouverte. 

Des actions sont mises en œuvre par les équipes pour préserver et valoriser l'autonomie et la vie sociale grâce à des ateliers (gymnastique douce, atelier mémoire...). Des animations sont régulièrement organisées en collaboration avec les écoles et les associations au sein de Compiègne.

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Les différents services au sein du CHC

Pratiquement tous les services de la médecine moderne sont représentés au CHC. On compte au total 49 services de soins.  Des travaux d’extension du service de neurologie, des soins de suite et de réadaptation sont en cours. Il y a aussi la  réhabilitation de l’ancien hôpital Saint-Joseph et de l’IFSI.

[12]Quelques  chiffres enregistrés  pour l’année 2011.

L’activité hospitalière ne cesse d’augmenter. En 2011, les urgences ont comptabilisé au moins 62 285 passages. Les consultations externes ont enregistrées 106115 actes soit  environ 291 admissions de patients dans les services d'hospitalisation chaque jour. Au bloc opératoire, il y a eu  7320 interventions. Au niveau des naissances, il y a eu 1367 naissances .on note au quotidien 3 à 4  naissances au CHC. En imagerie médicale on a  enregistré 55806 actes de radio ,15496 scanners et 2821 IRM. En radiothérapie, il y a eu 5823 séances et 8169 préparations en chimiothérapie .Les établissements de personnes âgées sont occupées à 99 %.

Répartition du personnel au sein du CHC

1 881 personnes travaillent au CHC : 63% sont des soignants et 12% des médecins

 
Figure 1. Diagramme de répartition du personnel du CHC

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        c. Organisation

Le Centre Hospitalier de Compiègne est un établissement public de santé placé sous la tutelle de l’Agence Régionale de Santé de Picardie, représentant le Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Santé. Il est dirigé par un directeur qui  conduit la politique générale de l’établissement et en assure sa gestion en concertation avec le directoire, composé majoritairement de médecins. La mission de cette instance décisionnelle est d’approuver le projet médical, de préparer le projet d'établissement et de conseiller le directeur. Le directeur est également assisté au quotidien dans ses missions par une équipe de directeurs adjoints.

Par ailleurs, un conseil de surveillance (CS) se réunit régulièrement. Il est composé de 5 représentants des collectivités territoriales, de 5 représentants des personnels médicaux et non-médicaux et de 5 personnalités qualifiées. Il se prononce sur les orientations stratégiques de l’établissement et exerce des fonctions de contrôle sur sa gestion.
 
D'autres instances sont consultées et rendent des avis. En interne, le CHC est découpé en 2 pôles de gestion et 5 pôles cliniques et médicaux-techniques.

   La Commission Médicale d’Établissement (CME) est une Instance représentative. Elle  est composée des professionnels médicaux ainsi que des représentants des autres instances de l'établissement. Son rôle est de contribuer à l'élaboration de la politique d'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins, ainsi que des conditions d'accueil et de prise en charge des usagers. Elle demeure par ailleurs une instance consultative pour tous les domaines de la vie de l'établissement et à ce titre émet des avis .Dans un centre hospitalier, la commission médicale d'établissement est composée des professionnels médicaux ainsi que des représentants des autres instances de l'établissement. Son rôle est de contribuer à l'élaboration de la politique d'amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins, ainsi que des conditions d'accueil et de prise en charge des usagers. Elle demeure par ailleurs une instance consultative pour tous les domaines de la vie de l'établissement et à ce titre émet des avis.
 
   Le Comité Technique d’Établissement (CTE) est l'instance représentative des personnels non médicaux. Il s'agit d'une instance consultative obligatoirement consultée ou informée des questions relatives au fonctionnement de l'établissement.

  La Commission de Soins Infirmiers, de Rééducation et Médicaux-Techniques (CSIRMT) est composée de 30 membres élus dans les différentes catégories de personnels qui participent à la mise en œuvre des soins infirmiers, de rééducation et médicaux-techniques et se répartissent en trois collèges : un collège des cadres de santé ; un collège des personnels infirmiers, de rééducation et médicaux-techniques ; un collège des aides soignants. Elle est consultée et informée de toutes les questions liées à l'organisation des soins. Notamment, la politique d'amélioration permanente de la qualité et de la sécurité des soins et de la gestion des risques liés aux soins. Elle s'occupe par ailleurs de la politique de développement professionnel continu.

        d. Le service biomédical

Organisation

Le service biomédical est sous la responsabilité directe d’un ingénieur biomédical. Le service est assuré de façon permanente par quatre techniciens biomédicaux. Ces techniciens assurent  la maintenance et le contrôle qualité des équipements biomédicaux  dans l’hôpital.
Organigramme du service biomédical

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Figure 2. Organigramme du service biomédical

Missions et activités

      -    Les Commandes, les  achats  et la mise en service des équipements biomédicaux
Le SB  réalise le  programme d’investissement du matériel biomédical et ce, sous la direction des services économiques en relation étroite avec les services utilisateurs. Il procède aux commandes, aux achats et enfin à la mise en service des DM.

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- La maintenance curative et préventive

 
Les techniciens biomédicaux  interviennent chaque jour pour la maintenance  préventive et curative sur les dispositifs médicaux. Ils commandent aussi  des pièces détachées.

 La formation et l'assistance du personnel utilisateur

Le SB organise et fait des programmes de formation des utilisateurs sur tous les nouveaux dispositifs médicaux.

 La gestion et le contrôle qualité des Dispositifs biomédicaux.

Le SB assure le contrôle qualité et la maintenance obligatoire sur les dispositifs médicaux de classe IIb et de classe III.

La surveillance, la matériovigilance 

La SB veille à  la surveillance materiovigilance par :

-    Le suivi des incidents des dispositifs médicaux.
-    L’analyse et la déclaration d’un incident à l’AFSSAP et aux différents fournisseurs.
-    La mise en application des alertes émises par l’AFSSAP ou par les constructeurs.

 Quelques textes réglementaires applicables aux  activités du service Biomédical

Les activités du service Biomédical sont réglementées par des textes.

-[3] NF EN 60601-1 depuis 1977 - Appareils électromédicaux. - Partie 1: exigences générales pour la sécurité de base et les performances essentielles. Elle détermine les règles générales de la sécurité électrique des équipements médicaux.

- [4]arrêté du 3 octobre 1995, relatif aux modalités d'utilisation et de contrôle des matériels et DM assurant les fonctions et actes cités aux articles D.712-43 et D.712-47 du code de la santé publique (article relatif aux défaillances de l'alimentation normale en énergie électrique).

- [5]Décret N°96-32 du 15 janvier 1996, relatif à la matériovigilance exercée sur les dispositifs médicaux et modifiant le code de la santé publique.

- [6]Arrêté du 26 novembre 1999 relatif à la bonne exécution des analyses de biologie médicale ; Matériel et automates  de laboratoire ; Vérification du fonctionnement des appareils selon la fréquence préconisée par le fabricant. Tenue d’un registre de maintenance. Inspection, nettoyage, contrôle qualité selon la procédure en vigueur.

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-[7] Décret N°2001-1154 du 5 décembre 2001, relatif à l'obligation de maintenance et au contrôle  qualité des DM prévus à l'article L.5212-1 du code de la santé publique.

- [8]Arrêté du 3 mars 2003, fixant les listes des dispositifs médicaux soumis à obligation de maintenance et au contrôle qualité mentionnés aux articles L.512-1 et D.665-5-3 du code de la santé.

- [9]NF 62353 du 01mars 2008 : Essais récurrents et essais après réparation d’un appareil électromédical.

Figure 3. Une vue de l’atelier Biomédical

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 [2]Évolution du CHC

Le développement du CHC s'est accentué ces dernières années par la mise en place de partenariats avec des structures avoisinantes et plus particulièrement le Centre Hospitalier de Noyon et l’Hôpital de Crépy-en-Valois. Une direction commune avec le centre hospitalier de Noyon a été instaurée en janvier 2011, associant également les établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes d'Attachy/Tracy-le-Mont, Cuts et Beaulieu-les-Fontaines. Au total, près de 80 corps de métiers différents exercent au Centre Hospitalier de Compiègne pour la  faire fonctionner. Le service biomédical est un véritable maillon pour  la survie du CHC grâce à  ses interventions  sur les DM.

    2. Le parc de prêt

        a. Introduction

Afin de faciliter la coopération dans les établissements de santé et de renforcer leur efficacité opérationnelle, les DM sont parfois soit prêtés, soit mis à disposition ou loués par les fabricants, les fournisseurs ou d’autres établissements de santé. La gestion de prêt est une nouvelle fonctionnalité dans AssetPlus. Elle  permet de gérer l’affectation temporaire d’équipements à des services de soins. Cette fonctionnalité permet d’optimiser l’utilisation des équipements. Leur nombre dans l’établissement peut ainsi être réduit entraînant des économies en termes d’investissement et de fonctionnement.
 
        b.    Définition

La librairie ; C’est l’Atelier Biomédical. Lieu de stockage des DM.

Le libraire ; C’est le responsable de la librairie (Ingénieur biomédical, Adjoint technique Technicien biomédical). Il dispose d’un parc de matériels médicaux ou d’équipements techniques à prêter. Il veille à ce que l’équipement soit prêté complet et en parfait état de fonctionnement aux services. Il s’assure que l’équipement est retourné dans les délais prévus et que son état n’a pas été dégradé. Dans le cas où l’équipement aurait été endommagé, il déclenche une demande d’intervention. Après l’intervention, l’équipement est réintégré dans le stock.

L’emprunteur ; La personne d’un service de l’hôpital qui a besoin d’un matériel. C’est le cadre ou le responsable du service.

Unité fonctionnelle (UF) ; C’est le code de chaque service.

        c. Problématique de la gestion du prêt

- Les DM qui ne sont pas en service dans les UF ne sont pas disponibles à 100%  en cas de besoin suite à une panne. 

- La gestion des prêts d’équipement n’est pas organisée sur la GMAO.

- Le nombre de DM disponible pour être prêté et le délai pour répondre à un service qui sollicite un prêt d’équipement n’est pas maîtrisé.

La  mise en place d’un parc de prêt peut-elle permettre la disponibilité des DM, leur gestion sur la GMAO et la maîtrise du délai des prêts dans les services ?

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         d. Enjeux et objectifs du parc de prêt

•     Enjeux

- Garantir  la continuité des soins

-Une meilleure gestion des prêts d’équipements

-Regrouper physiquement les DM qui ne sont pas en service dans les différents UF.

-Maîtriser le parc de prêt à travers un suivi sur la GMAO

-Améliorer la disponibilité des DM

•     Objectifs

- Création d’un parc de prêt

-Aider à la prise de décision en cas d’acquisition de DM

- La réduction des investissements  en urgence  lorsque l’équivalent d’un équipement en panne existe dans la librairie.

II. LA GESTION DU PARC DE PRÊT

    1. Gestion en place du matériel de prêt avant le projet

 Gestion des DM dans les services

La gestion des DM consistait à assurer leur maintenance et le contrôle qualité. Les équipements HS étaient en stock dans l’atelier biomédical pour être réparés. En cas de remplacement d’un équipement pour des raisons de performances ou de maîtrise par les soignants, les anciens équipements étaient soit stockés en atelier ou laissés dans les services. Ceux en atelier portaient des étiquettes « Prêt Biomédical ».Ces derniers pouvaient être prêtés aux services sans une traçabilité fiable. Les dates, la durée  et les critères de gestion de prêts n’étaient pas réunis.

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 Difficultés liées à cette gestion

Il n’y avait aucune certitude du bon état des équipements en attente d’être prêtés. Les services n’étaient pas contraints de signaler la  présence d’un DM qui n’est pas en fonction. Le service biomédical ne pouvait pas quantifier ou connaître  exactement les équipements et les accessoires  susceptibles d’être prêté.

Etat des lieux 

A notre  arrivée, nous avons pu enregistrer  04 DM disponibles dans l’atelier biomédical pour être prêtés. Dans les services, on a compté au total 62 DM .Ces chiffres montrent la nécessité de la gestion de prêt.

•    Histogramme de l’état des lieux 

Figure 4. Histogramme de l’état des lieux

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     2. Comment mettre en place et gérer le parc de prêt dans le service Biomédical ?

L’outil qualité QQOQCP et la recherche documentaire ont permis de mieux cerner la problématique puis de recenser les éléments utiles  à la mise en place  du projet.

 

Figure 5.L’outil qualité QQOQCP

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     3. [11]Le rôle de la GMAO

Le serveur AssetPlus

AssetPlus est une solution logicielle basée sur l’architecture.
 
Client-serveur. Les informations saisies par chaque utilisateur sont centralisées dans une base de données installée sur un serveur. Au CHC, c’est AssetPlus  version 9.2.1 qui permet de gérer l’établissement. Ce serveur permet :

-  Le planning de charge, et du technicien.
-  Les éditions personnalisées telles que les fiches équipements, les bons de travail et de commandes, les rapports d’interventions.
-  Les paramétrages (paramètres utilisateurs, configuration des postes client…etc.)
-  Les statistiques sur les équipements et sur les interventions.
-  De garantir les délais d'intervention (alarme pour les délais prévus).
-  De gérer les structures, les documentaires (droit, copie des documents et audit), les risques, tous les équipements, les contrats, les interventions, les stocks, la maintenance planifiée, la matériovigilance et enfin les Prêts qui sont l’objet de notre étude.

Figure 6. AssetPlus page d’accueil

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     4. Création du parc de prêt

        a. Processus de création  et de gestion du parc de prêt

Figure 7.Le diagramme d’Ishikawa

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         b. Création de la librairie

Tout prêt d’un élément signifie que l’élément a été rentré dans la base de données. Dans AssetPlus, la librairie est une Unité Fonctionnelle. Elle regroupe l’ensemble des DM à prêter et  donc  est la première à être crée. Plusieurs étapes permettent de créer la librairie. Pour créer une nouvelle librairie depuis le menu principal, cliquer sur Tables puis sur les menus Administratif/ librairie/Nouveau. La fenêtre de création d’une librairie  apparaît. Le système propose un numéro automatique qui peut être changé. Renseigner les champs obligatoires que  sont  le nom de la librairie et le code de l’établissement puis cliquer sur Ajouter. On peut modifier la librairie existante en cliquant sur les menus  Administratif/ librairie et Modif/Recherche.
 
         Constitution des équipements et ensembles fonctionnels de la librairie

Comme pour les unités fonctionnelles, on crée le lien dans la fiche de l’équipement ou de l’Ensemble fonctionnel. Tout équipement et Ensemble fonctionnel appartenant à une librairie fera, par défaut, partie du pool de prêt. Tout prêt constitue par défaut deux mouvements :

« Sortie » et « Entrée ». Ces deux mouvements seront tracés dans l’historique des localisations de l’équipement : « Librairie vers l’U.F. emprunteur » et « U.F emprunteur vers librairie ».

•     Création de l’Unité Fonctionnelle

L’Unité Fonctionnelle (UF) est une entité administrative rattachée à un établissement, et si besoin est, à un service et/ou un centre de responsabilité.  Pour créer l’UF à partir du menu principal, il faut cliquer sur Tables puis sur les menus Administratif/ Unité Fonctionnelle/Nouveau .par la suite, La fenêtre de création s’ouvre et on procède ensuite au Renseignement des champs obligatoires tels que le Code et le nom de l’UF puis le Code de l’établissement. Les champs libres permettent d’ajouter des informations complémentaires. Lorsque tous les champs sont renseignés, cliquer sur Ajouter pour valider l’UF crée. L’Unité Fonctionnelle peut être modifiée  en  cliquant sur les menus Administratif/Unités Fonctionnelles et Modif/Rechercher. Le code de l’UF crée pour la gestion du parc de prêt est le 0001.

•     Création du code CNEH

  Le code CNEH permet de connaître le type de nomenclature de l'équipement. Pour créer un code CNEH à partir du menu principal, cliquer sur Tables puis sur les menus Administratif/CNEH/Nouveau. La fenêtre de création s’ouvre. Il faut par la suite  renseigner les champs obligatoires tels que le Code et le nom du CNEH puis cliquer sur Ajouter. Le champ « perso » permet d’indiquer si le code est propre au site ou s’il fait partie de la nomenclature nationale. On peut obtenir la liste des codes CNEH existants ou les modifier en cliquant sur les menus  Administratif/CNEH et Modif/Recherche. On peut afficher les données après avoir  saisi les critères de sélection en cliquant sur Chercher. Pour accéder au détail d’une ligne sélectionnée, cliquer sur Modifier.

•     Création du numéro d’équipement et étiquetage

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 La création du numéro de l’équipement n’obéit à aucun principe. Elle relève exclusivement des choix du libraire (le personnel Biomédical). AssetPlus ne peut attribuer un même numéro à deux équipements identiques ou différentes.

•     Intégration d’un équipement dans le parc de prêts.

              -    L’équipement n’existe pas dans la base de données :

Lorsque l’UF, le CNEH et le Numéro de l’équipement sont crées ; dans AssetPlus, entrer dans Gestion de prêts puis dans équipement et cliquer sur Créer Équipement. La fenêtre de création s’ouvre et  procéder ensuite au Renseignement des champs obligatoires tels que le Code de  l’UF, le CNEH et le Numéro de l’équipement. Les champs libres peuvent être renseignés car ils permettent d’ajouter des informations complémentaires. Lorsque tous les champs sont renseignés, cliquer sur Ajouter et valider l’élément de la librairie  crée. 

            -    L’équipement  existe déjà  dans la base de données :

Dans AssetPlus, après avoir renseigné le compte d’utilisateur et le Mot de passe, entrer progressivement dans menu principal puis dans Gestion de prêts et ensuite dans Équipement. Dans Liste des équipements, cliquer sur Équipement/Recherche. Procéder ensuite à renseigner le Numéro de l’équipement puis cliquer sur chercher .Après ces processus, La page à renseigner s’affiche. Remplacer alors le code de l’UF de l’équipement par celui de la librairie (le 0001) et cliquer sur Modifier. L’opération peut être validée en cliquant sur OK. Après cette étape, l’équipement fait partie intégrante de la librairie. Lorsqu’un équipement est déjà enregistré dans la base de données, la modification ou le remplacement du code de l’UF à laquelle il  appartient par celui de la librairie (code : 0001) met l’équipement directement dans la librairie. Ainsi, lorsque le code de  l’UF d’un ensemble d’équipements est remplacé par celui de la librairie, tous ces équipements sont directement intégrés dans la librairie.

Figure 8. Parc de prêt crée

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    5.[10]Création d’un prêt

Le processus du prêt se divise en plusieurs étapes .Nous avons l’étape Nouveau, l’étape d’approbation ou de refus, l’étape En prêt, l’étape Rendu et enfin l’étape Fermé/archivée. Il n’est pas indispensable de valider chaque étape. Dans le Menu Gestion de prêts,  la touche ALT+N ou une clique sur l’icône de création de prêt donne accès à la fenêtre de création d’un prêt. Les champs En rouges doivent être obligatoirement renseignés pour une prise en compte par  AssetPlus. Un prêt peut être crée en une seule saisie en  renseignant tous les champs nécessaires demandés. Par exemple, le fait d’assigner un équipement et de mettre une date de début du prêt positionne une demande directement en statut « En prêt ».

        a. Fenêtre de création d’un prêt

Figure 9. Fenêtre de création d’un prêt

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         b. Les contrôles de validation 

Lors de la validation, certains contrôles sont appliqués : 

•     Les champs en rouge sont obligatoires à renseigner.
•     la cohérence des dates, les dates doivent suivre un ordre chronologique : Date demande <= Date du Prêt <= Date de retour <= Date de remise en stock.
•     Contrôle d’intégrité sur l’équipement, Les données saisies sont contrôlées (Ensemble Fonctionnel, Unité Fonctionnelle, localisation, type modèle, code CNEH, marque etc.) Elles doivent être répertoriées dans la base. Si  une partie d’un code ou un code erroné est saisie, AssetPlus ouvrira automatiquement la liste de référence pour qu’une sélection soit faite.
•     Contrôles fonctionnels :

            - Le prêt ne peut pas avoir 2 éléments assignés
            - Chaque statut du prêt, la date et l’heure correspondante doivent être remplies  et contrôlées.

        c. Les processus du prêt 

•     Étape Nouveau

Lorsque le statut du prêt est « Nouveau », on renseigne l’unité fonctionnelle, le nom du demandeur ainsi que son numéro de téléphone, le type modèle, la marque, le code CNEH et la période de prêt souhaitée (Date de début, durée et date de fin).

•     Approuver ou refuser un prêt

 Le prêt peut être Approuvé ou refusé .En cas de refus, il faut préciser la date du refus et faire un commentaire obligatoire. Un prêt refusé est considéré comme fermé et ne fait plus partie de la liste des prêts en cours.

•     Etape « En prêt »

 Il faut d’abord Assigner l’élément puis ensuite renseigner la date de début du prêt. Retenons que un élément déjà assigné ou qui ne fait pas partie d’une librairie ne peut pas être  sélectionné. Sur un prêt on ne peut  avoir qu’un élément assigné, soit un équipement soit un ensemble fonctionnel. Lorsqu’un équipement est « ASSIGNE », le statut du prêt reste en « APPROUVE ». Une fois que  la date début du prêt est renseignée, l’équipement est alors « PRÊTÉ » et le statut du prêt devient « EN PRÊT ». Notons qu’un EF ne peut être prêté que s’il est lié à la librairie.

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•      Réceptionner un équipement/étape RENDU

 Il s’agit d’effectuer la réception d’un équipement « en Prêt ».

Figure 10 .fenêtre de gestion de prêt dans AssetPlus

Si l’élément rendu est endommagé, on peut faire des observations  et créer une demande d’intervention si cela semble nécessaire. A ce stade, l’élément et le prêt sont dans un statut « RENDU ». L’élément est toujours indisponible pour un nouveau prêt.

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•     Remettre en stock un équipement/Archiver un prêt  

 Cette étape permet de statuer l’état disponible de l’équipement rendu. 

En Cliquant sur « Retour en stock », l’élément sera disponible à partir de cette date, et peut être  prêté de nouveau. Lorsque l’élément est remis en stock, le prêt est fermé. On peut l’archiver et alors, le prêt est retiré de la liste des en-cours. Lorsque l’équipement prêté est remis en stock, le prêt est considéré comme Fermé et Archivé. Il n’est plus possible de le modifier excepté pour les champs commentaires. Lors qu’un équipement est déclaré perdu, il n’y a pas lieu de réception ou de remise en stock. On peut directement fermer le prêt. Lors qu’un élément est retourné et déclaré « Non réparable », l’élément est considéré comme « A réformer » et le prêt peut être fermé. Sinon, cette étape peut être annulée. Une fois fermé, l’élément peut être archivé. Notons que tout le processus peut être validé par un clic sur le bouton « Modifier ».

    6. États et Cycle de vie d’un prêt

Figure 11 .État et cycle de vie d’un prêt

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 Ce diagramme représente les différents états possibles d’un prêt et d’un équipement prêté.

 Il est important de noter que certains états sont définitifs .Par exemple, un prêt « Approuvé » ne peut revenir à l’état « nouveau » et un prêt « en cours » ne peut revenir en « Assigné ». Si un équipement a été déclaré « perdu », ou « à réformer », le fait de retourner sur les prêts concernés et de retirer les options « perdu » ou « non réparable » permet de remettre en stock l’équipement.


    7. Suivi de prêts de la librairie

        a. Boutons d’actions et fenêtre de gestion de prêts

Les boutons d’actions de gestion de prêt.

Les options ci-dessous permettent d’accéder à plusieurs fonctions.

Ainsi, l’option :
- Tous : permet de créer, de modifier et de supprimer.
- Créer - Modifier : permet par définition de créer et de modifier.
- Lecture : permet d’accéder à la liste en mode visualisation seulement.
- Aucun : la fonctionnalité est Inaccessible.
- Modifier une demande fermée : donne le droit d’ajouter un commentaire.
- Tous les droits sur une demande fermée : donne le droit d’ajouter un commentaire et de supprimer une demande.
- « Supprimer » : Ce bouton d’action dépend du droit de l’utilisateur. Il est visible lors que l’option « Tous » est cochée.

Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée dans la liste.

        b. Fenêtre de gestion de prêt.

 De cette fenêtre, des études peuvent avoir lieu aussi bien sur les prêts en cours que sur les prêts clôturés. De nombreux critères sont ici disponibles. La possibilité de rechercher plusieurs valeurs pour un champ est ici possible.

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Figure 12. Fenêtre de gestion de prêt.

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         c. Étapes à suivre pour faire un prêt

Il y a sept étapes principales à suivre pour faire un prêt dans AssetPlus.

Figure 13. Étapes à suivre pour faire un prêt

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         d. Le rapport  d’intervention suite à un prêt

A partir de la fiche du prêt, le libraire, peut créer une intervention si un équipement est rendu endommagé. Dans le menu « actions » du prêt, en cliquant sur le bouton« Créer un appel », la fenêtre de la création d’un appel s’ouvre. Les informations de l’équipement prêté sont affichées et ne peuvent être modifiées. Dans le cas du prêt d’un ensemble fonctionnel, l’appel sera créé sur cet ensemble fonctionnel. Un nouveau clic sur « créer un appel » ouvrira soit la fiche de l’appel créée  ou soit la fiche d’intervention selon les droits que possède le  libraire (droit à la création d’un appel ou sur les interventions). Lorsqu’une intervention a été créée sur l’élément du prêt, il est impossible de le remettre en stock tant que cette intervention n’est pas clôturée.

        e. Durée et retard d’un prêt

•     durée d’un prêt

Au CHC, le service Biomédical prête un DM sur une période de 1 mois. Les entreprises prestataires font des prêts pour une durée de 2 jours. Lors de l’archivage du prêt, la durée de Prêt  est calculée entre la date début du prêt et la date où l’élément est rendu. La durée de remise en stock est calculée entre la date où l’élément est rendu et la date où l’élément est remis en stock.

Le retard      

 Dans les listes des prêts en cours et archivés ainsi que dans le suivi sur les librairies, le libraire peut lister les prêts en retard. Le retard est calculé différemment en fonction des statuts des prêts sélectionnés : 

- Pour les nouveaux prêts : la date souhaitée du prêt est dépassée.
- Pour les prêts approuvés : la date souhaitée du prêt est dépassée.
- Pour les prêts en cours : la date de retour prévue est dépassée.
- Pour les prêts retournés : la date de retour effective est supérieure à la date de retour prévue.
- Pour les prêts fermés : la date de retour effective est supérieure à la date de retour prévue.
- Pour les prêts refusés : la date du refus est supérieure à la date souhaitée du prêt.

        f. Accès aux différentes  listes et impression d’un prêt

•     Accès aux listes

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 -    Liste des Équipements de la librairie  

La touche de raccourci ALT+ I ouvre la fenêtre Liste des équipements de la librairie. Les données sont présentées dans un arbre ou dans un tableau. Cette fenêtre a le même comportement que toutes les fenêtres « Liste » d’AssetPlus. Il est donc possible d’utiliser les paramétrages utilisateur afin de remplir automatiquement la liste ou d’afficher si besoin, un message en cas de résultat nul. La liste affiche tous les équipements de la librairie correspondant aux critères de recherche. A l’ouverture de la liste, un équipement peut être en rouge pour deux raisons ; soit  une intervention est en cours ou un plan de maintenance est en retard.

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 -    Liste des Ensembles  Fonctionnels de la librairie

La touche de raccourci ALT+J ouvre la fenêtre liste des Ensembles  Fonctionnels de la librairie Identique à la description précédente.  Un EF doit être lié à la librairie pour être affiché. Tous les éléments composants cet EF seront prêté quelles que soient les unités fonctionnelles des éléments de cet EF. 

-    Liste des Prêts en cours
  
La touche de raccourci ALT+L ouvre la fenêtre Liste des Prêts en-cours. Cette fenêtre a le même comportement que toutes les fenêtres « Liste » d’AssetPlus. Il est donc possible d’utiliser les paramétrages utilisateur afin de remplir automatiquement la liste ou d’afficher ou non un message en cas de résultat nul. La liste affiche tous les Prêts qui ont un statut : « Nouveau », « Approuvé », « en Prêt » ou « Rendu ». Le statut « Refusé » est considéré comme un prêt archivé. A partir de la liste, un clic droit dans la colonne « commentaire » donne accès à l’historique de tous les commentaires pour le prêt sélectionné.

-    Accès à la gestion des documents

L’accession aux documents  permet par exemple de lier des listes de contrôles aux prêts. Par défaut tous les documents liés au type modèle et au prêt sont visibles. L’accès à la gestion documentaire est lié aux droits utilisateurs (Ingénieur ou Adjoint Biomédical).

•     Impressions

Trois impressions sont fournies selon trois critères :
UF : l’impression fournira des informations sur le nombre de prêts refusés, effectués, temps moyen d’un prêt, le nombre d’équipements retournés endommagés, le nombre d’équipements retournés contaminés.
Type modèle : l’impression sera classée par type modèle. Pour chaque type modèle, une liste de prêts sera affichée et clôturée par une ligne « total ». Celle-ci comprendra le nombre de prêts, la durée moyenne du prêt, la moyenne du nombre d’équipements disponibles lors du prêt, la moyenne du nombre d’équipements prêtés au moment du prêt.
Code CNEH : l’impression sera classée par code CNEH. Pour chaque code CNEH, la liste de prêts sera affichée et clôturée par une ligne « total ». Celle-ci comprendra le nombre de prêts, la durée moyenne du prêt, la moyenne du nombre d’équipements disponibles lors du prêt, la moyenne du nombre d’équipements prêtés au moment du prêt. L’utilisateur peut imprimer :
Le  Bon de Demande  afin de valider une demande d’un service.
Le Bon de Dépôt  en début de prêt lorsque l’élément est déposé dans le service.
Le Bon de Retour  en fin de prêt lorsque l’élément est rendu.
g. Reformuler – Supprimer et Récupérer un prêt

•     Reformulation

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  La réforme consiste à rendre inactive un équipement lors que la suppression n’est pas autorisée en raison de l’intégralité et la traçabilité de données .A aucun moment, un équipement ne sera réformé automatiquement. En cas de perte, Le libraire devra aller sur la fiche équipement pour le réformer manuellement ou le faire réformer par le responsable (Ingénieur, adjoint technique) qui en possède les droits. Avant la réforme de l’équipement, AssetPlus vérifie s’il n’y a pas d’intervention en cours sur cet équipement et encore si la date de réforme est supérieure à la date de mise en service. Si ces deux conditions ne sont pas respectées alors l’équipement n’est pas réformé. Si l’équipement est lié à un ensemble fonctionnel, le serveur propose la réforme de tous les équipements de l’ensemble fonctionnel. La réforme effective de tous les équipements liés à l’ensemble fonctionnel doit être effectuée pour pouvoir réformer l’ensemble fonctionnel. Pour la réforme de l’unité fonctionnelle, AssetPlus vérifie d’abord s’il n’y a pas d’intervention en cours sur cette unité fonctionnelle. Si cette condition n’est pas respectée alors l’unité fonctionnelle n’est pas réformée. Après la réforme de l’unité fonctionnelle, le serveur propose de déplacer les équipements et les ensembles fonctionnels liés à l’unité fonctionnelle réformée vers une autre unité fonctionnelle.

Supprimer un prêt
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée dans la liste. Cette  suppression est définitive.

•     Récupérer un prêt

Il est possible de récupérer les prêts archivés avec les éléments déclarés « Perdu » ou « A réformer ». Il suffit de décocher les options « Perdu » ou « A réformer », AssetPlus réintégrera ces éléments en stock.

    8. Coût du projet -évaluation et actions mises en place pour sa pérennisation

        a. Coût du projet

Après énumération des besoins, Il est impossible d’évaluer le projet de création et de gestion du parc de prêt en devise. Les équipements pour le contrôle qualité des DM  et le logiciel de gestion existent déjà .Seulement, il faut un investissement de la part de l’atelier biomédical afin de contrôler les appareils rentrés et faire l’inventaire du parc .La nécessité d’un testeur pompe à perfusion est impérative pour le test des pousses seringues. Chaque mois, Il faut au moins une  heure à un technicien pour faire le point des équipements de prêt. Nous concluons que le coût du projet est nul.

        b. Évaluation du projet

Le projet a connu un aboutissement heureux. L'histogramme d’évaluation permet de comparer l’évolution de la gestion des DM dans le service biomédical.

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Figure 14. Histogramme d’évaluation du projet

L’élévation du nombre de DM en prêt et non suivi sur la GMAO est due au prêt externe qui n’est pas encore informatisé.

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         c. Actions mises en place pour pérenniser le projet

Vu le nombre croissant des DM avec la fusion de l’hôpital de NOYON et le fonctionnement de l’ancien hôpital, une gestion optimum des DM s’impose au service Biomédical .Pour pérenniser le projet nous avons procédé à la formation des techniciens en place pour un bon usage du logiciel de gestion de prêt. Nous avons suggéré chaque mois, au moins un technicien pour :

-Inventorier le parc de prêt dans la GMAO pour connaître le nombre de DM  HS ou non utilisés.
-Faire l’entretien préventif des DM critiques « EN PRÊT ».
- Etiqueter tous les DM avec les accessoires et s’assurer qu’ils sont enregistrés dans la GMAO.
- veiller à ce que tous les services de soins ne disposent plus d’équipement « En prêt » à la fin de la période de prêt. Qu’il y ait “ zéro stock “ dans les services.
- Remplir et faire remplir correctement les Bons de demande  pour valider une demande d’un service puis les Bons de Dépôt  en début de prêt lorsque l’élément est déposé dans le service et enfin les  Bons de Retour  en fin de prêt lorsque l’élément est rendu. Exemplaire de Bons à remplir voir annexe 2, 3 et 4.
- Faire un listing chaque année. 

Il faudra enfin veiller à ce que tous les différents retards ne puis  pas excéder une semaine.

9. Les acteurs du prêt et le Réseau Technique Humain (RTH)

   a. Les acteurs du prêt

•     L’ Administrateur c’est l’Ingénieur biomédical ou l’adjoint technique. Il dispose de tous les droits pour avoir accès au logiciel AssetPlus. Il est le coordonnateur principal de toutes les étapes du prêt. Il déclenche une intervention sur un équipement. Il peut approuver, Refuser ou supprimer un prêt. Il peut suspendre un prêt en cours.

•     Le libraire  c’est le Technicien biomédical .Il est le responsable de la librairie (atelier Biomédical ; Lieu de stockage des DM). Il est l’acteur principal de la librairie et dispose d’un parc de matériels médicaux ou d’équipements techniques à prêter. Il veille à ce que l’équipement soit prêté complet et en parfait état de fonctionnement aux services. Il s’assure que l’équipement est retourné dans les délais prévus et que son état n’a pas été dégradé. Dans le cas où l’équipement aurait été endommagé, il déclenche une demande d’intervention. Après l’intervention, il réintègre l’équipement dans le parc de prêt. C’est le libraire qui imprime les bons de commande, de dépôt et les bons de retour.

•     L’emprunteur  C’est le cadre ou le responsable d’un service de soins. Il sollicite un prêt en cas de besoin d’un matériel. Il approuve ou refuse un prêt.

Le rôle de chacun des acteurs dans les processus du prêt est clairement définit dans le Registre Technique Humain(RTH) ci-dessous.


  b.  Le diagramme RTH 

Le diagramme RTH (Réseau Technique Humain) décrit les tâches de chaque acteur du prêt. Il permet de schématiser le processus du prêt, en incluant les procédures, les tâches, les acteurs, et les responsabilités pour chaque  action du prêt.

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Figure 15. Diagramme RTH

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Figure 16.Les symboles et les arcs pour le diagramme RTH

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                                                        Conclusion

Au terme de ces 11 semaines de stage passé au Centre Hospitalier de Compiègne, une application de la formation théorique acquise à l’Université de Technologie Compiègne  et mon passé professionnel en CÔTE D’IVOIRE m’ont permis de mettre en place dans le service biomédical, un parc de prêt et sa gestion  par le biais de la GMAO AssetPlus version 9.2.1. La réalisation de ce projet a été possible  grâce aux responsables du service qui ont mis à ma disposition toutes les informations ainsi que les documents utiles.
Dans les perspectives de l’amélioration continue de la qualité des prestations du service biomédical, ce projet qui a vu le jour permettra une gestion optimum des Dispositifs Médicaux et une prompte satisfaction des services désireux des prêts d’équipements. Avec quelques recommandations faites, nous avons posé les bases de ce nouveau projet dont la pérennité découlera des acteurs formés.
J’ai pu enfin  entrevoir ce qui a trait à la gestion d’un service biomédical, aux choix de matériels, les textes réglementaires et normatifs concernant les dispositifs médicaux. Ce stage très enrichissant m’a aussi permis de participer à des interventions sur des équipements critiques tels que le scanner.

                                                    Bibliographie

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                                                                                        Annexe 1 : Bon de Demande

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                                                                                              Annexe 3 : Bon de Retour

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